Recevoir une lettre de l’Agence du revenu du Canada peut être déstabilisant. La plupart des chefs d’entreprise se demandent immédiatement s’ils ont commis une erreur, quelle est la gravité de la situation, quel montant d’impôt pourrait être en jeu et quelle marche à suivre. Avant de répondre, il est important de bien comprendre ce que l’ARC examine exactement et de déterminer s’il s’agit simplement d’une demande de renseignements ou du début d’un contrôle fiscal plus approfondi.
Pour les sociétés, les démarches auprès de l'ARC peuvent aller bien au-delà d'un simple reçu manquant ou d'un formulaire isolé. La demande peut porter sur une déclaration d'impôt des sociétés T2, des déclarations de TVA/TVH, des versements liés à la masse salariale, des prêts aux actionnaires, des dépenses d'entreprise, des déductions pour immobilisations, des transactions entre parties liées ou des écarts entre les états financiers et les déclarations fiscales.
La première décision est plus importante que la réponse initiale. Une explication précipitée, un dossier incomplet ou une trace comptable peu claire peuvent soulever davantage de questions qu’ils n’apportent de réponses. La meilleure démarche consiste à comprendre exactement ce que l’ARC demande, à examiner la situation fiscale de l’entreprise à l’origine de la demande, à rassembler les documents appropriés et à déterminer s’il est nécessaire de faire appel à un professionnel spécialisé dans les contrôles fiscaux de l’ARC pour les sociétés avant d’envoyer quoi que ce soit.
A CRA audit for a corporation can become a record, reporting, payroll, GST/HST, shareholder, and financial statement issue at the same time. That is why you should organize the response, ensure it is accurate, and support it with the documents behind the corporation’s filing position.
Pourquoi l'ARC a-t-elle contacté ma société ?
Un contrôle fiscal de l'Agence des impôts du Canada (CRA) visant une société peut porter à la fois sur la tenue des registres, les déclarations, la gestion de la paie, la TPS/TVH, les actionnaires et les états financiers. C'est pourquoi vous devez organiser votre réponse, vous assurer de son exactitude et l'étayer à l'aide des documents justifiant la position adoptée par la société dans ses déclarations.
L'ARC sélectionne les dossiers à contrôler en fonction de facteurs d'évaluation des risques tels que la probabilité d'erreur, les indices de non-conformité, les informations disponibles, les comparaisons avec des dossiers similaires et les éléments issus d'autres contrôles ou enquêtes.
Parmi les éléments susceptibles de déclencher un contrôle fiscal des entreprises, on peut citer : des schémas de dépenses inhabituels, des demandes importantes de crédit de TVA, des déclarations de salaires incohérentes, des pertes répétées, des soldes de prêts aux actionnaires, des versements manquants, des dépôts inexpliqués ou des modifications qui ne correspondent pas aux déclarations antérieures.
Parmi les éléments susceptibles de déclencher un contrôle fiscal des entreprises, on peut citer : des schémas de dépenses inhabituels, des demandes importantes de crédit de TVA, des déclarations de salaires incohérentes, des pertes répétées, des soldes de prêts aux actionnaires, des versements manquants, des dépôts inexpliqués ou des modifications qui ne correspondent pas aux déclarations antérieures.
Premières démarches à effectuer avant de répondre à l'ARC
Avant d’envoyer des documents ou de fournir des explications, lisez attentivement l’avis de l’ARC. Identifiez les années d’imposition concernées, les comptes faisant l’objet de l’examen, la date limite et les documents précis qui sont demandés. Une lettre de l’ARC concernant un examen de la TPS/TVH nécessite une réponse différente de celle requise pour un contrôle fiscal de l’impôt sur les sociétés, un problème de retenue à la source sur les salaires ou une question relative à un prêt d’actionnaire.
Les sociétés d'Ottawa et de l'Ontario devraient considérer cette première réponse comme bien plus qu'une simple formalité administrative. L'ARC souhaite connaître le contexte qui sous-tend une position fiscale, et pas seulement consulter des dossiers.
| Étape | Pourquoi est-ce important ? |
| Vérifier que la demande est légitime | Les escroqueries liées à l'ARC sont courantes, et les documents comptables ne doivent pas être envoyés sans vérification préalable. |
| Identifier le compte fiscal concerné | Le problème peut concerner l'impôt sur les sociétés, la TPS/TVH, les salaires ou un autre compte. |
| Vérifier la date limite | Le non-respect d'une date limite de réponse peut entraîner une pression, des avis de suivi ou une escalade de la situation. |
| Passer en revue les exercices faisant l'objet du contrôle | Une demande portant sur une seule année nécessite une préparation différente de celle d’un contrôle portant sur plusieurs années. |
| Rassembler les pièces justificatives avant de répondre | Des documents incomplets ou des explications incohérentes peuvent susciter davantage de questions. |
| Examiner la position fiscale | L’entreprise doit bien comprendre ce qui a été déclaré avant de fournir des explications à l’ARC. |
| Consulter un expert-comptable lorsque la question est complexe | Un expert-comptable agréé (CPA) peut aider à évaluer la demande, les documents comptables et la stratégie de réponse avant l’envoi des documents. |
C'est généralement à ce stade qu'une entreprise devrait envisager de solliciter l'avis d'un fiscaliste avant de répondre. Ce travail ne se limite pas à la collecte de documents. Il s'agit de vérifier si les pièces justificatives, les déclarations fiscales, les explications et les écritures comptables corroborent toutes la même position.
Si vous avez besoin de plus de temps pour rassembler vos documents, ne partez pas du principe que vous pouvez simplement ignorer la date limite. Pensez à contacter l'administration fiscale sans tarder pour discuter de la situation.
Ne traitez pas toutes les demandes de l’ARC de la même manière
Certaines demandes de l’ARC consistent en de simples examens de documents. D’autres peuvent impliquer un travail d’audit plus vaste, porter sur plusieurs comptes ou concerner une proposition de redressement. La réponse doit être adaptée à la demande. Envoyer trop d’informations peut détourner l’attention du sujet. En envoyer trop peu peut donner lieu à des questions complémentaires.
Un expert-comptable peut aider à déterminer si la société est confrontée à une simple demande de documents, à un contrôle fiscal plus large, à un examen de la TPS/TVH, à un problème lié à la paie ou à un signe précoce de risque de réévaluation.
Quels documents l'ARC peut-elle examiner lors d'un contrôle fiscal des entreprises ?
L'ARC peut examiner un large éventail de documents lors d'un contrôle fiscal. Selon l'ARC,un contrôleur peut examiner les livres comptables, les registres, les documents et les informations, y compris les déclarations fiscales déposées, les grands livres, les journaux comptables, les factures, les reçus, les contrats, les registres de location, les relevés bancaires et certains documents personnels ou relatifs à des parties liées en rapport avec la déclaration faisant l'objet du contrôle.
| L'ARC peut demander : | Pourquoi est-ce important ? |
| les déclarations d'impôt sur les sociétés (formulaire T2) | Confirme les revenus déclarés, les déductions, les crédits d’impôt et l’impôt dû. |
| les états financiers | Présente les revenus, les dépenses, l’actif, le passif et la situation financière en fin d’exercice. |
| le grand livre | Relie les écritures comptables aux montants fiscaux déclarés. |
| les factures et les reçus | Prend en charge les recettes, les dépenses, les crédits de TVA en amont et les déductions fiscales. |
| les relevés bancaires et de carte de crédit | Permet de vérifier les dépôts, les paiements, les virements et les flux de trésorerie. |
| les registres de paie | Prend en charge les salaires, les retenues à la source, les avantages sociaux, les avantages imposables et les versements. |
| les déclarations de TVA/TVH | Prend en charge les salaires, les retenues à la source, les avantages sociaux, les avantages imposables et les versements. |
| les registres des prêts accordés par les actionnaires | Présente les avances, les remboursements, les dividendes, les salaires, les prélèvements et les éventuels avantages imposables. |
| les ajustements comptables | Explique les écritures de fin d’exercice, les ajustements fiscaux et les décisions relatives à la déclaration. |
| les contrats et conventions | Prend en charge les paiements aux parties liées, les frais de gestion, les coûts de location ou les dépenses liées aux prestataires. |
L’objectif n’est pas d’envoyer tous les documents possibles en une seule fois. L’objectif est d’envoyer ce qui a été demandé, de s’assurer que le dossier est complet et de le présenter de manière à aider l’auditeur à comprendre la situation de la société.
Les documents doivent présenter un tableau clair et cohérent
Les problèmes liés à l’audit d’une société se compliquent souvent lorsque les documents ne s’articulent pas clairement entre eux. Une déclaration T2 peut présenter une situation, les états financiers en suggérer une autre, et le grand livre général peut nécessiter des explications supplémentaires. Cela ne signifie pas nécessairement que la déclaration est erronée, mais cela implique que la réponse doit être rédigée avec soin.
Every document Chaque document transmis à l’ARC doit étayer la même explication. Si les documents comptables, les états financiers, la déclaration fiscale et la réponse écrite présentent des incohérences, l’ARC est plus susceptible de poser des questions supplémentaires. Avant de répondre, la société doit vérifier si les chiffres, les écritures comptables et les explications corroborent la même position déclarée.
Signes indiquant que votre contrôle fiscal par l’ARC pourrait s’intensifier
Certaines demandes de l’ARC sont ponctuelles. D’autres laissent présager un contrôle plus approfondi. Une société doit prendre le temps de réfléchir et solliciter l’avis d’un professionnel lorsque l’ARC demande les documents comptables de plusieurs années, remet en cause des déductions importantes, examine conjointement la TPS/TVH et la masse salariale, conteste des transactions avec les actionnaires ou envoie une lettre de proposition suggérant qu’un supplément d’impôt pourrait être dû.
Une question relative au chiffre d’affaires peut porter sur les dépôts bancaires, la TPS/TVH perçue, les créances, les transactions en espèces, les retraits des actionnaires et les états financiers. Une question relative aux frais de véhicule peut porter sur l’utilisation à des fins professionnelles, les registres de bord, la déduction pour amortissement, les avantages accordés aux actionnaires et les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH.
Soyez particulièrement attentif à ces indicateurs de risque :
- L'ARC demande les documents comptables de plusieurs années.
- La TVA/TVH et la masse salariale sont toutes deux concernées.
- Les prêts aux actionnaires ou les retraits des propriétaires font l'objet d'un examen.
- L’ARC a envoyé une lettre de proposition.
- L’entreprise a déjà fait l’objet d’une réévaluation.
- Les documents sont incomplets, incohérents ou difficiles à rapprocher.
- L’ARC se demande si les dépenses avaient un objectif commercial clair.
- L’audit porte sur des transactions entre parties liées, la masse salariale familiale, les honoraires de gestion ou les paiements versés à des prestataires.
À ce stade, de nombreuses sociétés ont intérêt à faire examiner par un expert-comptable agréé (CPA) à la fois la demande de l’ARC et la position adoptée lors de la déclaration initiale avant de soumettre une réponse. Exemple
- Une société reçoit une demande de l'administration fiscale (CRA) concernant les documents relatifs aux prêts accordés aux actionnaires.
- Le chef d'entreprise estime que cette demande ne concerne qu'un seul compte.
- Au cours de l'examen, il apparaît clairement que les salaires, les dividendes et les écritures de régularisation de fin d'exercice ont tous une incidence sur le solde du prêt accordé aux actionnaires.
- Se contenter de fournir le grand livre comptable pourrait susciter des questions inutiles.
- Il est souvent préférable d'examiner d'abord l'ensemble de la situation fiscale avant de répondre, ce qui permet d'apporter une réponse bien plus solide.
Pour les entreprises qui ont besoin d'un examen plus approfondi de leurs documents financiers, de leurs contrôles et de la qualité de leurs rapports, nos services d'audit et d'assurance à Ottawa peuvent s'avérer pertinents. Un contrôle fiscal de l'ARC diffère d'une mission d'assurance, mais des documents en règle peuvent grandement faciliter le travail de réponse à l'ARC.
Pourquoi des réponses précipitées à un contrôle de l'ARC peuvent aggraver les problèmes
Une échéance fixée par l'ARC peut être source de pression. Les chefs d'entreprise peuvent être tentés d'envoyer une réponse rapide simplement pour se débarrasser du problème. Cela peut se retourner contre eux.
La réponse d’une entreprise à un contrôle fiscal doit être précise, complète et en rapport avec le sujet examiné. Si l’ARC pose des questions sur les dépenses liées aux sous-traitants, l’entreprise devra peut-être indiquer qui a été payé, quels travaux ont été effectués, si le paiement était lié à l’activité et comment le montant a été comptabilisé.
Se contenter de fournir le grand livre général peut laisser sans explication les remboursements, les prélèvements, les dividendes, les salaires et les ajustements de fin d’exercice si l’ARC pose des questions sur les prêts aux actionnaires. Si l’ARC pose des questions sur la TPS/TVH, l’entreprise devra peut-être effectuer un rapprochement entre les ventes, les crédits de taxe sur les intrants, les dépôts bancaires, les factures et les déclarations fiscales.
Un contrôle fiscal de l’ARC ne se résume pas à l’envoi de documents. Il s’agit de s’assurer que les documents, les explications et les positions adoptées dans les déclarations fiscales sont cohérents. La société peut avoir une position valable, mais une position valable doit tout de même être étayée.
Problèmes courants liés à l'ARC qui nécessitent souvent l'intervention d'un professionnel
Les dossiers de contrôle fiscal des entreprises peuvent se compliquer lorsque l'ARC remet en cause les éléments suivants :
- les soldes de prêts aux actionnaires qui n’ont pas été clairement rapprochés ;
- les crédits de taxe sur les intrants non étayés par des factures suffisantes ;
- les dépenses liées aux sous-traitants ou aux prestataires sans objet commercial clair
- les versements de charges salariales, les avantages imposables ou les salaires versés à des membres de la famille
- les demandes de remboursement de frais de véhicule sans registre ni justificatif d’utilisation à des fins professionnelles
- les paiements à des parties liées, les frais de gestion ou les frais inter-sociétés
- les écarts de chiffre d’affaires entre les dépôts bancaires, les factures, les déclarations de TPS/TVH et les états financiers.
Ces points ne signifient pas nécessairement que la position de la société est erronée. Ils impliquent toutefois que la réponse doit être préparée avec soin avant d’être transmise à l’ARC.
Comment un expert-comptable peut vous aider avant de répondre
Un expert-comptable spécialisé dans les contrôles de l’ARC peut aider la société à comprendre la demande avant d’y répondre. Cela peut inclure l’examen de la correspondance de l’ARC, l’identification des comptes fiscaux concernés, la vérification de la position fiscale initiale et la mise en ordre des documents nécessaires pour étayer la déclaration.
Dans le cadre d’un contrôle fiscal d’entreprise, le CPA peut être amené à comparer la déclaration T2 déposée avec les états financiers, les registres comptables, les tableaux des prêts aux actionnaires, les récapitulatifs de paie, les déclarations de TPS/TVH et les pièces justificatives des déductions. Si l’ARC a soulevé un point précis, le CPA peut aider à préparer une réponse qui aborde ce point en particulier, plutôt que d’envoyer un dossier trop général et peu ciblé.
Examen de la lettre de l’ARC et de la position fiscale
La première étape consiste à comprendre précisément la question faisant l’objet de l’examen. Un expert-comptable peut aider à déterminer si la demande concerne l’impôt sur les sociétés, la TPS/TVH, la paie, les transactions avec les actionnaires, les déductions ou une combinaison de ces éléments.
À partir de là, l’expert-comptable peut examiner ce qui a été déclaré et le comparer aux documents justifiant la position de la société.
Organisation des pièces justificatives pour l’ARC
Un expert-comptable peut aider à structurer la réponse, afin que l’ARC reçoive les pièces demandées dans un format clair. Cela peut inclure le rapprochement des factures avec les écritures comptables, le rapprochement des mouvements bancaires, l’explication des ajustements de fin d’exercice ou la préparation d’annexes facilitant la compréhension de la position de la société.
Faciliter la communication avec l’ARC
La représentation lors d’un contrôle de l’administration fiscale peut faciliter la communication. Les chefs d’entreprise sont souvent trop impliqués dans le dossier, et des explications informelles peuvent semer la confusion. Un expert-comptable peut aider à formuler une réponse factuelle, structurée et étayée par les pièces comptables.
Some disputes may require legal tax counsel, especially if the issue involves complex interpretation, aggressive reassessment, potential penalties, or a formal appeal. A CPA can help identify when the matter may need another professional involved.
Que se passe-t-il si l’ARC propose une nouvelle cotisation ?
Après avoir examiné les documents, l’ARC peut clore le contrôle sans modification, proposer une nouvelle cotisation ou procéder à un ajustement. L’ARC précise que si un contrôleur estime qu’une déclaration doit faire l’objet d’une nouvelle cotisation, le contribuable peut recevoir une lettre de proposition expliquant les motifs, et dispose alors de 30 jours pour accepter ou contester cette proposition. Source : ARC, Ce que vous devez savoir sur les contrôles fiscaux..
Cette étape de proposition est importante. Elle peut constituer pour la société l’occasion de fournir des documents supplémentaires, de clarifier le traitement comptable, d’expliquer l’objectif commercial ou de corriger un malentendu avant que la nouvelle cotisation ne soit émise.
Si vous recevez une lettre de proposition, ne la considérez pas comme un simple avis de routine. Lisez-la attentivement et comparez le raisonnement de l’ARC aux registres de la société. La question peut porter sur le revenu, les déductions, la TPS/TVH, la masse salariale, les avantages accordés aux actionnaires, la déduction pour amortissement, les paiements entre parties liées ou d’autres éléments liés à l’impôt sur les sociétés.
C’est là qu’une aide en matière de réévaluation fiscale de l’ARC peut s’avérer précieuse. Un expert-comptable agréé (CPA) peut examiner la proposition, identifier les points que l’ARC semble contester et aider à préparer une réponse étayée par des pièces justificatives plutôt que par des considérations émotionnelles.
Contestations et recours auprès de l’ARC : que faire en cas de désaccord ?
Une société qui conteste une cotisation ou une nouvelle cotisation peut être en mesure de déposer une contestation. Les contestations et les recours auprès de l’ARC revêtent un caractère plus formel que les réponses fournies au cours de la phase de contrôle fiscal ; la société doit donc examiner attentivement les faits, les documents et sa position fiscale avant de décider de la marche à suivre.
L’ARC précise que les objections donnent lieu à un examen formel et impartial d’une cotisation, d’une décision ou d’une détermination, et qu’elle examine les informations avant de rendre sa décision.
Pour une société, la phase d’objection peut porter sur des questions fiscales techniques, des pièces comptables justificatives et une explication claire des raisons pour lesquelles la nouvelle cotisation devrait être modifiée. Un expert-comptable peut aider à examiner les chiffres, à organiser les documents et à évaluer si la position de la société est défendable.
Quand un accompagnement en matière d’audit et d’assurance peut s’avérer utile
Un contrôle fiscal de l’ARC et un audit des états financiers sont deux services distincts. Cependant, un contrôle de l’ARC met parfois en évidence des faiblesses dans la comptabilité, le reporting financier ou les contrôles internes. Dans ce cas, le renforcement du reporting financier peut contribuer à réduire les problèmes de conformité à l’avenir.
Obtenez de l’aide pour les contrôles fiscaux de l’ARC avant que la situation ne s’aggrave
Une prise de contact de l’ARC ne doit pas nécessairement se transformer en crise. Elle doit toutefois être gérée avec soin, en particulier pour les sociétés disposant de plusieurs comptes fiscaux, d’employés, d’actionnaires, de déclarations de TVA/TVH ou de déductions complexes.
Pour les entreprises constituées en société, l’assistance en matière de contrôle fiscal va souvent au-delà d’une simple lettre. Il s’agit de protéger l’intégrité du dossier fiscal de la société, de réduire les confusions évitables et de fournir à l’ARC une réponse structurée, précise et étayée par des pièces justificatives.
Si votre société a été contactée par l’ARC, consultez-nous avant d’envoyer votre réponse. Nos services fiscaux destinés aux entreprises constituées en société peuvent vous aider en matière d’examen fiscal, de problèmes liés à la déclaration T2, d’accompagnement lors d’un contrôle fiscal de l’ARC, de questions relatives aux réévaluations et de planification fiscale.
